Tính cấp thiết của đề tài:

            Hiện nay tại hầu hết các nước trên thế giới, công tác văn phòng hoàn toàn được thực hiện và quản lý trên máy tính. Hồ sơ, văn bản đi, đến hàng ngày được cập nhật, xử lý thường xuyên trên mạng. Công việc điều hành, khai thác dữ liệu trên mạng lúc này không còn xa lạ, khó khăn đối với mọi người nữa, nó đã trở thành một công cụ thật sự hữu ích và không thể thiếu được trong các công sở của nhiều nước tiên tiến trên thế giới ngày nay.

Đối với nước ta, trong mấy năm gần đây công việc tin học hoá công tác văn phòng đang là mục tiêu quan tâm phát triển của Chính phủ đối với các cơ quan hành chính sự nghiệp Nhà nước. Cuối năm 1997 Văn phòng Chính phủ đã yêu cầu các bộ, các cơ quan ngang bộ và các cơ quan trực thuộc Chính phủ nối mạng với VPCP để tiếp nhận văn bản và gửi văn bản trực tiếp qua mạng, tuy nhiên để thực hiện được còn phải trải qua một quá trình, từ thể thức hoá qui trình, tính xác thực của văn bản vv… Song yêu cầu về lưu trữ, quản lý và xử lý các công việc hành chính, các công văn, giấy tờ, phục vụ cho lãnh đạo có thể theo dõi luồng thông tin thực hiện công việc của các bộ phận chức năng trong cơ quan là cần thiết và cấp thiết. Đây cũng chính là lý do, mục đích nghiên cứu của đề tài.

Mục tiêu nghiên cứu:

Cải tiến công việc hành chính bằng ứng dụng công nghệ thông tin vào một số công việc thuộc lĩnh vực hành chính trong cơ quan Tổng cục Du lịch.

Tạo tiền đề, giúp cán bộ trong Tổng cục Du lịch làm quen với việc điều hành tác nghiệp trên phương tiện điện tử hoá.

Nâng cao trình độ tin học cho cán bộ viên chức của Tổng cục Du lịch.

Phạm vi nghiên cứu:

- Xây dựng phương án cho qui trình xử lý văn bản trong nội bộ Tổng cục Du lịch, qua đó thể hiện được các mối quan hệ giữa lãnh đạo Tổng cục, Văn phòng với các Vụ nghiệp vụ và giữa các Vụ.

- Xây dựng được một quy trình xử lý các văn bản đúng chức năng hợp lý, thuận tiện.

- Tổ chức quản lý các công văn đi đến đáp ứng công tác quản lý phục vụ lãnh đạo kịp thời, chính xác.

- Xây dựng phần mềm trao đổi thông tin trên mạng nội bộ nhằm hỗ trợ cho qui trình xử lý các văn bản trong cơ quan Tổng cục Du lịch.

Nội dung nghiên cứu chính:

- Nghiên cứu khảo sát tình trạng hiện tại và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính tại Tổng cục Du lịch:

+ Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và vai trò chức năng của các cấp trong Tổng cục.

+ Lập sơ đồ cơ cấu tổ chức.

+ Tìm hiểu hiện trạng quản lý và xử lý các công văn đến, công văn đi, quy trình xử lý, công tác lưu trữ hiện đang được thực hiện.

+ Tìm hiểu nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hành chính tại các Vụ, các bộ phận trong cơ quan.

- Phân tích và lựa chọn giải pháp xây dựng phần mềm:

+ Phân tích qui trình xử lý văn bản và xác định vai trò chức năng của từng vị trí trong qui trình xử lý văn bản.

+ Xây dựng phương án cho qui trình xử lý văn bản

+ Lập sơ đồ qui trình xử lý văn bản.

+ Dự thảo qui trình, qui chế xử lý thông tin trên mạng nội bộ.

- Xây dựng chùm phần mềm hỗ trợ việc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với các vụ và các vụ với nhau, phục vụ cho phương án về quy trình xử lý văn bản:

Phần mềm giao dich trên mạng:

Gồm có các chức năng như chức năng hệ thống, chức năng thực hiện công tác trao đổi:

+ Chức năng hệ thống: Quản lý luồng thông tin trong hệ thống, quản lý công việc thiết lập hộp trao đổi thông tin (như tạo, sửa, xóa hộp trao đổi hoặc thay đổi dữ liệu trong của hộp trao đổi, ví dụ như đổi tên, đổi mật khẩu vv…).

+ Chức năng thực hiện công tác trao đổi:  Tạo một thông điệp mới, gửi văn bản, gửi tệp đính kèm, đồng gửi cho nhiều địa chỉ vv…

Chương trình quản lý công văn:

Chương trình gồm có các modul như: Lưu trữ các dữ liệu về công văn đi, đến hàng ngày; tổ chức tìm kiếm và tổng hợp báo cáo về tình hình công văn.

Chương trình lập lịch công tác:

Các chức năng của chương trình gồm có: Soạn thảo lịch mới, xem lịch đã có, thêm, bớt lịch, sắp xếp trích lọc thông tin, kiểm tra trùng địa điểm, trùng giờ làm việc vv…

Chương trình danh bạ điện thoại:

Gồm có các chức năng như: Lưu trữ, nhập thông tin điện thoại cần quản lý; Tìm kiếm thông tin chi tiết.

- Hướng dẫn ứng dụng chùm phần mềm vào công tác hành chính của cơ quan Tổng cục Du lịch.

- Tổ chức xây dựng website về các văn bản hiện hành về du lịch phục vụ công tác tra cứu.  

Kết quả đạt được của đề tài:

            - Đề tài đã xây dựng được chùm phần mềm hỗ trợ cho việc cải tiến qui trình xử lý văn bản và điều hành trên mạng, kết quả này có thể ứng dụng vào một số công việc trong công tác hành chính nói chung và đối với cơ quan Tổng cục Du lịch nói riêng. Trước mắt bộ phận văn thư và Tổng hợp của Văn phòng có thể ứng dụng vào các công việc sau:

+ Quản lý công văn đi đến hàng ngày

+ Lập báo cáo tổng hợp về công văn hàng tuần

+ Lập lịch công tác tuần cho Tổng cục

+ Trao đổi văn bản trong Tổng cục.

- Đề tài cũng đã xây dựng một công cụ hỗ trợ cho việc cải tiến qui trình xử lý văn bản và điều hành trên mạng, “Phần mềm giao dịch trên mạng”, phần mềm cho phép cán bộ của Tổng cục đăng ký sử dụng hộp trao đổi thông tin trên mạng nội bộ của Tổng cục Du lịch, sau khi hộp trao đổi được tạo, người sử dụng có thể tiến hành thực hiện các chức năng mà phần mềm cung cấp như nhận, gửi văn bản, thông điệp vv…