Tính cấp thiết của đề tài:

Công tác văn thư lưu trữ nói chung và lưu trữ nói riêng có vị trí quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước. Việc nghiên cứu, quản lý văn thư hồ sơ lưu trữ ngày càng có ý nghĩa chiến lược khi xã hội ngày càng phát triển. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ thực sự đã trở thành nguồn tài nguyên quý giá của quốc gia.

Ở nhiều nước trên thế giới, việc quản lý hồ sơ lưu trữ đã được luật hoá chặt chẽ và được Nhà nước coi trọng đầu t­ư cơ sở vật chất kỹ thuật với những trang thiết bị hiện đại, tạo mọi điều kiện không những đảm bảo an ninh an toàn cho hồ sơ mà còn giúp cho việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng và chuẩn xác.

Ở nước ta, từ 1983 Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được ban hành đã tạo được bước chuyển biến mới về nhận thức đối với công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong cả nước. Việc thu thập thống kê, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ đã được các bộ, ngành quan tâm, cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ được tăng cường đầu t­ư, có hiệu quả. Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn quản lý tài liệu hồ sơ và quản lý công tác văn thư­ lưu trữ một cách nghiêm ngặt và triệt để nhằm bảo quản an toàn tài liệu, giữ bí mật của Đảng, Nhà nước, đồng thời thống nhất quản lý công văn, tài liệu, giữ vững mối liên hệ chặt chẽ giữa các cấp, các ngành; phục vụ kịp thời, chính xác công tác tra cứu tài liệu.

Từ ngày Tổng cục Du lịch được thành lập lại, công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của cơ quan bước đầu đã và đang được triển khai và từng bước hoàn thiện. Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu còn khá nhiều tồn tại về cơ sở vật chất, điều kiện và phương tiện bảo quản an toàn tài liệu cũng nh­ư những quy định cụ thể phục vụ việc bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu... Vì vậy, việc nghiên cứu, xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ của cơ quan Tổng cục Du lịch là cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, quản lý của Đảng và Nhà nước, đồng thời đáp ứng yêu cầu của đông đảo cán bộ, công chức trong cơ quan Tổng cục và toàn Ngành.

Mục tiêu:

- Nghiên cứu thiết lập hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ của Cơ quan Tổng cục Du lịch.

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ.

Phạm vi nghiên cứu:

Những nội dung chủ yếu nhằm đáp ứng mục tiêu của đề tài nêu trên trong phạm vi cơ quan Tổng cục Du lịch, từ ngày thành lập lại (1993) cho đến nay.

Nội dung nghiên cứu:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn về tài liệu và công tác quản lý hồ sơ lưu trữ của cơ quan Tổng cục Du lịch.

- Nghiên cứu nội dung cơ bản của công tác quản lí hồ sơ lưu trữ của Tổng cục Du lịch. Đề tài làm rõ những đặc điểm của công tác tổ chức quản lý Nhà nước của Tổng cục Du lịch; thực trạng công tác hồ sơ lưu trữ và phân tích, đánh giá hoạt động công tác quản lí hồ sơ lưu trữ của cơ quan Tổng cục Du lịch.

- Nghiên cứu, đề xuất những nguyên tắc cơ bản trong quản lý hồ sơ lưu trữ của Tổng cục Du lịch thông qua nghiên cứu kinh nghiệm quản lý hồ sơ lưu trữ của một số Bộ, ngành hữu quan.

- Đề xuất những nội dung cơ bản của hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ của cơ quan Tổng cục Du lịch, bao gồm:

+ Quản lí công tác văn thư (từ khâu biên soạn và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đến, quản lý và giải quyết văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, lập hồ sơ và giao hồ sơ vào lưu trữ cơ quan )

+ Quản lí công tác lưu trữ (nhiệm vụ tổ chức công tác lưu trữ của cơ quan, các quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ)

- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lí hồ sơ lưu trữ bao gồm việc xây dựng chương trình phần mềm cơ sở dữ liệu để quản lí hồ sơ lưu trữ, hướng dẫn sử dụng chương trình quản lí, nhập mới, và tìm kiếm các hồ sơ lưu trữ.

Kết quả đạt được của đề tài:

- Những đánh giá về thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan Tổng cục Du lịch, bao gồm cả những đánh giá tích cực và hạn chế, tồn tại trên các phương diện nhận thức, tổ chức quản lý và đầu tư kinh phí.

- Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ của Tổng cục Du lịch bao gồm những qui định chung, qui trình quản lý công tác văn thư và quản lý công tác lưu trữ.

- Chương trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ gồm ba phần:

+ Nhập mới một hồ sơ lưu trữ theo các nội dung thông tin khác nhau.

+ Tìm kiếm hồ sơ lưu trữ theo các điều kiện cần tìm.

+ Báo cáo: Chương trình báo cáo được thiết kế và xây dựng bằng chương trình Visual Basic, bao gồm: báo cáo văn bản phát hành, văn bản đến và hồ sơ lưu trữ.

- Đề tài đã được ứng dụng vào thực tế công tác hồ sơ lưu trữ của cơ quan Tổng cục Du lịch. Cơ sở dữ liệu để quản lí hồ sơ lưu trữ đã được đưa vào phần mềm máy tính với những hướng dẫn tỷ mỉ các quy trình sử dụng có thể nhân bản và sử dụng trong các cơ quan hành chính sự nghiệp của Tổng cục.